Hierover gaat de lezing van dr. Joop Swieringa, die onder de titel Een goede projectmanager houdt van gedoe het spits op de IRD 2010 zal afbijten. Van huis uit econoom, is Joop Swieringa   inmiddels al 25 jaar werkzaam als organisatieadviseur, met name op het terrein van organisatieverandering. Hij staat voor een veranderingsaanpak die valt samen te vatten als ‘lerend veranderen’. Zijn inzichten daarover begon hij te ontwikkelen in de periode dat hij organisatieontwikkelingsprogramma’s ontwierp en uitvoerde bij het EMDC-Nijenrode. Dit resulteerde in 1990 in de bestseller Op weg naar een lerende organisatie, geschreven samen met prof. dr. André Wierdsma. De opvolger van dit boek Lerend organiseren, als meer van hetzelfde niet helpt is nu een standaardwerk op het gebied van het ‘nieuwe organiseren’. Een praktische uitwerking van zijn inzichten heeft hij in 1995 gepubliceerd in In plaats van reorganiseren, 10 jaar later in Gedoe komt er toch en zeer recentelijk in Het bureaucratisch Woordenboek. De laatste twee titels schreef hij in samenwerking met Jacqueline Jansen.

Joop werkt vanuit de opvatting dat je een organisatieverandering pas dán geslaagd kunt noemen, als na afloop het werken er ook veel plezieriger op is geworden. Hij is gefascineerd door het verschijnsel dat groepen mensen in organisaties -besturen, directies, managementteams – zo vaak samen dingen beslissen die niemand eigenlijk wil.

Op de IRD 2010 verzorgt Ingrid de lezing Publiceren op Internet, Nijmeegse ervaringen. Bij het publiceren van vergunningen op internet kan het belang van openbaarheid in conflict komen met het belang van privacy of auteursrecht. Deze presentatie geeft hiervoor praktische richtlijnen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden brengt ze daarnaast de positieve en negatieve ervaringen die de gemeente Nijmegen bij dit vooruitstrevende veranderingstraject heeft opgedaan in beeld.

Ondanks het gebrek aan succesvolle resultaten blijven de investeringen in veranderingstrajecten onverminderd hoog. Als verandering aan de orde van de dag is, waarom zijn succesvolle trajecten dan zo schaars? Tijdens de Information Retrieval Day op donderdag 25 november 2010 staat VHIC uitgebreid stil bij deze vraag.

Organisaties veranderen. Het nieuwe werken is inmiddels een gevleugelde kreet die veel beroering veroorzaakt. Er dienen zich ingrijpende bezuinigingen aan en organisaties worden gedwongen zich te richten op een ándere manier van werken. Medewerkers in organisaties zijn nog nooit zo sterk uitgedaagd om te veranderen. Dit terwijl de bereidheid om te veranderen steeds verder afneemt! Neem daarbij de toenemende vergrijzing, waardoor het komende decennium veel medewerkers hun organisatie zullen verlaten. Er komen minder werkzoekenden op de markt, dus zal automatisering onvermijdelijk zijn om het werk gedaan te krijgen.

Met die automatisering is ook iets aan de hand. Investeringen in automatisering worden heroverwogen omdat veel projecten in het verleden zijn mislukt. Ze zijn niet binnen de tijd uitgevoerd, budgetten zijn overschreden en er zijn producten opgeleverd die afweken van wat was gewenst. Hoe kunnen we zorgen dat verandering ook verbetering betekent? Daarover gaat dit jaar het VHIC-congres, dat gehouden zal worden in het Business Centre Nederland te Rotterdam. We gaan ons deze keer focussen op de verandering zelf.

Programma

De opening wordt verzorgd door dr. Joop Swieringa, met Jacqueline Jansen de auteur van het boekje Gedoe komt er toch- zin en onzin over organisatieverandering. Veranderen geeft veel gedoe, is zijn stelling. De vraag is hoe je een organisatie nu eigenlijk écht kunt veranderen. Vaak blijft de verandering steken in mooie voornemens. Joop stelt tien klassieke wijsheden over organisatieveranderingen aan de kaak en bespreekt hun functie in het veranderingsproces. Vaak zijn de organisatiewijsheden bewuste of onbewuste trucjes om de echte verandering te vermijden, te vertragen of zelfs te blokkeren. Wilt u een voorproefje? Ga dan naar www.gedoe komtertoch.nl en download het eerste hoofdstuk van het boekje.

Tussen september 2009 en mei 2010 werkte VHIC aan een onderzoek naar de stand van information governance in Nederlandse gemeenten en naar de stand van zaken in de documentaire informatievoorziening. Deze resultaten worden op dit congres onthuld en van commentaar voorzien door Ad van Heijst, de tweede spreker van de dag. Wij kunnen u verzekeren: de uitkomsten van dit onderzoek zullen nog veel stof tot bespreking geven en zijn voor de deelnemers aan het congres –en aan de deelnemers aan het onderzoek- beschikbaar.

’s-Middags vertellen ervaren sprekers in diverse carrousels over het verloop van het veranderingstraject in hun organisatie. Welke valkuilen doen zich voor bij veranderingstrajecten? En hoe moet het dan wel?

Ter afsluiting van de lezingenreeks legt Jeannette Bathoorn een verband tussen verandering en de opkomst van nieuwe media. Wat voor mogelijkheden biedt het gebruik van nieuwe media in veranderingstrajecten?

IRD 2010 sluit natuurlijk traditiegetrouw af met de bekende en steeds drukbezochte receptie. Hier heeft u ruim de gelegenheid om met vakgenoten te netwerken. Tussendoor kunt u in de pauzes over het thema van gedachten wisselen in de ongedwongen sfeer, die deze studiedag al jaren kenmerkt.

Inschrijven

U kunt zich aanmelden door middel van het online inschrijfformulier. Voor de kosten hoeft u het niet te laten: deze bedragen € 295,-. Studenten IDM (EUR), leden van de i-Facultyclub en cursisten van de LARM, LRM, IPB of LeO profiteren van een 25% korting. Dat betekent een deelnamebedrag van € 225,-. De IRD vindt plaats in het Business Centre Nederland te Rotterdam. Zoals ieder jaar zijn er beperkte plaatsen beschikbaar.

In dit filmpje bespreekt ze de huidige economie en de invloed daarvan op recordsmanagement en Information Governance.

Governance is sterk in opkomst in de bedrijfskundeliteratuur. Daar horen meerdere bijvoeglijke naamwoorden bij. Er wordt inmiddels gesproken over Cultural Governance, IT-Governance en ook Information Governance. Dit laatste gaat over de manier waarop uw informatiehuishouding wordt ingericht om het beheer (de control), de verantwoording en de performance te verbeteren. Een informatiehuishouding die maakt dat organisaties werken in overeenstemming met de regelgeving (compliant zijn), waarin de manier waarop de organisatie werkt dusdanig is ingebed in regels en procedures dat zij transparant is, controleerbaar en beheersbaar. Information Governance regelt niet alleen deze transparantie door een uitstekende informatievoorziening, maar ook hoe de organisatie samenwerkt op informatiegebied met andere organisaties, hoe bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van informatiebestanden van anderen.

Information Governance is te omschrijven als het (nieuwe) bestuursregime voor de informatievoorziening. Niet voor niets organiseert VHIC over dit onderwerp binnenkort een studiedag!

Op het gebied van Governance zijn de volgende boeken aan te bevelen:

Handboek Corporate Governance- tweede druk. Dit boek is een mooie basis om mee te beginnen. Vanuit bestuurlijke, juridische en een financiële invalshoek wordt ingegaan op trends in bestuurskamer en maatschappij die van invloed zijn op de manier waarop ondernemingen invulling geven aan onderwerpen als besturen, toezicht houden, beheersen, verantwoordelijkheid, verantwoording aan belanghebbenden, zeggenschap, omgangsvormen, spelregels en beïnvloeding door belanghebbenden. ISBN 978-90-13-04921-3.

Een ander boekje heet Controle is goed- vertrouwen is beter, over bestuurders en corporate governance, geschreven door Kees Cools. Dit boekje gaat vooral over macht. Macht is noodzakelijk en productief, maar moet ook worden gecontroleerd. Hoe je dat doet vind je in dit boekje. ISBN 9 789023 241768.

Code Cultural Governance- pas toe of leg uit. In dit boek staan de uitgangspunten beschreven voor goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording voor culturele instellingen. Het karakter van de Code Cultural Governance is dat deze in beginsel wordt toegepast en dat eventuele afwijkingen worden gemotiveerd: het ‘pas toe of leg uit’-beginsel, wat we ook kennen uit de regel waarin organisaties ODF moeten gebruiken, of moeten uitleggen waarom ze dat niet doen. ISBN 90 7545 8339.

IT-Governance is een nadere diversificering van het begrip Governance. IT-Governancemechanismen is een boekje van prof. dr. Wim van Grembergen en Steven de Haes over de IT-Governancemechanismen COBIT en de Balanced Scorecard. Het handelt over auditing in de praktijk. Het boekje levert een bondig overzicht van enkele belangrijke ondersteunende structuren, processen en relationele mechanismen uit de praktijk. Centraal punt in IT-Governance is de fusie tussen business en IT, wat moet leiden tot meer waarde voor de organisatie. Deze doelstelling kan bereikt worden door IT-Governance deel te laten uitmaken van corporate governance, en door het opzetten van een IT Governanceraamwerk met best practices. ISBN 978-90-13-00003-0.

Het rapport belicht het strategisch belang van het beheren van relevante bedrijfsinformatie en de formele procedures die bepalen hoe informatie dient te worden gecontroleerd, gedeeld en gebruikt door werknemers en andere belanghebbenden. Voor het onderzoek heeft EIU senior executives van multinationals wereldwijd gevraagd naar de voordelen, uitdagingen en risico’s die gepaard gaan met het ontwikkelen van een organisatiebrede information governance strategie.

Information governance

Informatie is de levensader van elke moderne hedendaagse organisatie en levert een belangrijke bijdrage aan het uiteindelijke succes. Het hoeft geen betoog dat de beheersing van informatie dan ook van groot belang is.

De mate waarin een bedrijf in staat is informatie te beheersen, hangt af van diverse factoren, waaronder betrokken managementleden en een bedrijfscultuur die de collectieve eigendom van informatie ondersteunt. Echter, strategisch ontwikkelde organisatiebrede kaders, die definiëren hoe informatie gecontroleerd, toegankelijk gemaakt en gebruikt wordt, zijn wellicht de meest kritische elementen in een succesvol information governance programma. Deze kaders en de maatregelen voor wat betreft de handhaving, worden aangeduid als information governance.

Zo op het oog lijken de meeste bedrijven het gebruik, het delen en het analyseren van informatie, goed te beheersen. Wereldwijd geeft 73% van de respondenten aan, het toegang krijgen tot bedrijfskritische informatie binnen de eigen organisatie, wanneer nodig, als goed tot zeer goed te ervaren en 65% zegt dat de mate waarin hun organisatie gevoelige informatie weet te beschermen, goed tot zeer goed is. Echter, slechts 38% van de respondenten zegt dat hun organisatie een organisatiebrede informatie governance strategie voert. Sterker nog, minder dan de helft van de respondenten is van mening dat informatie governance belangrijk of zeer belangrijk is voor het hedendaagse succes van de eigen organisatie. Dit suggereert zelfgenoegzaamheid bij sommige bedrijven over het werkelijke strategische belang van het beheer van bedrijfsinformatie.

Complexiteit

Er zijn verschillende redenen waarom goed information governance ongrijpbaar blijft, maar de grootste wereldwijde uitdaging is het identificeren van de kosten, risico’s en het rendement van information governance, aldus 40% van de respondenten. Handhaving van het beleid binnen de gehele organisatie (39%) en het verkrijgen van steun van de afdelingshoofden en de lijnmanagers (35%), worden ook genoemd als obstakels. Een ruime meerderheid van de respondenten (77%), verwacht dat information governance de komende drie jaren belangrijk tot zeer belangrijk wordt als het gaat om het succes van de organisatie.

Als gevolg daarvan zijn veel organisaties begonnen met het opstellen van information governance beleid. Een meerderheid (65%), heeft beleid opgesteld met betrekking tot hoe informatie moet worden opgeslagen en uitgewisseld tussen medewerkers en belanghebbenden. Bovendien hebben sommige bedrijven een bestuur in het leven geroepen, voor het formuleren van strategie, beleid en procedures inzake de verspreiding van informatie, zowel binnen als buiten de organisatie. Dit is een goed begin, maar gezien het feit dat 68% van de respondenten verwacht dat de complexiteit van hun bedrijfs information governance vraagstukken de komende drie jaar zal toenemen, is er weinig tijd te verliezen.

Effectiviteit

Slechts 46% van de respondenten geeft aan dat hun organisatiestructuur rondom information governance enigszins tot zeer effectief is. Verder zegt slechts 54% van de respondenten, dat hun organisatie met regelmaat informatiebackups en beleid inzake bewaring van informatie, evalueert en herziet. Bovendien, wanneer gevraagd werd naar de mate waarin de eigen organisatie in staat is om kosten te beheersen en opslag en beveiliging gedurende de hele levenscyclus van informatie, te waarborgen, gaf maar 47% aan dit met betrekking tot de eigen situatie als goed tot zeer goed te ervaren.

Voor organisaties blijft het lastig hoe om te gaan met het uitwisselen van data binnen de gehele organisatie. Slechts 43% van de respondenten beoordeeld het vermogen van de eigen organisatie als het gaat om het kunnen integreren en delen van informatie over alle afdelingen en noodzakelijke derden, als goed tot zeer goed. In totaal geeft 21% van de respondenten aan dit als slecht of zeer slecht te ervaren. Hiervan is vooral sprake als het gaat om het delen van klant informatie. Verder erkent 57% van de respondenten dat zij geen enkel oog hebben voor de klant.

Risico’s

Organisaties zonder information governance strategie, lopen significante risico’s. Een voorbeeld hiervan is de invoering van nieuwe regelgeving zoals Sarbanes-Oxley in de Verenigde Staten en de code-Tabaksblat in Nederland. Regelgeving die organisaties dwingt zich tot op de dollar of eurocent te verantwoorden. De huidige kredietcrisis zal dit alleen nog maar verder versterken.

Slechts 51% van de respondenten binnen bedrijven die geen information governance strategie hanteren, beoordelen de mate waarin de eigen organisatie in staat is gevoelige informatie te beschermen als goed tot zeer goed, in tegenstelling tot 85% van de respondenten die wel een information governance strategie hanteren. Dit geldt ook voor 92% van de respondenten die aangeven dat hun organisatie een information governance strategie hanteert en hun organisatie als het gaat om het realiseren van toegang tot bedrijfskritische informatie, wanneer nodig, als goed tot zeer goed te ervaren, vergeleken met 57% van de respondenten die geen information governance strategie hanteren.

Succes

Diegenen die een information governance strategie hebben, geven aan significante voordelen te realiseren. Maar liefst 81% van de organisaties die een information governance strategie hanteren, geven aan dat informatie makkelijker gedeeld kan worden tussen en over afdelingen, hetgeen hen in staat stelt betere beslissingen te maken. Bijna de helft van deze organisaties stelt dat geïntegreerde informatie en business intelligence over klanten, producten en middelen, hen in staat stelt betere zakelijke resultaten te behalen.

Marcel de Koning.

Bron: The future of enterprise information governance – The Economist Intelligence Unit Limited 2008

In de paper Information Governance: In Search of the Forgotten Grail zetten Michiel Kooper, Rik Maes en Edo Roos Lindgren een nieuwe definitie van het begrip information governance uiteen. Door de begrippen information en governance nader uit te werken, weten de auteurs nadere invulling te geven aan de beginselen van IT-governance. In de paper komen de auteurs tot vijf nieuwe stellingen voor het gebruik van information governance, die de grondslag zullen zijn voor nader onderzoek. Lees meer

Wanneer Information Governance zich zou beperken tot het objectivistische domein van conserveren en beschikbaarheid van informatie volgens beleidsnormen, dan is haar toekomst zorgelijk. Informatie kent vele vormen en betekenissen en Information Governance zou dan vooral ook moeten gaan over het scheppen van een klimaat waarin mensen betekenis kunnen geven aan informatie. In zijn paper Meaningfulness of Information Governance: A new literacy is required werkt Peter Beijer deze stelling nader uit. Lees meer

Wie snel informatie nodig heeft over vertragingen op weg of spoor volgt Twitterberichten van medereizigers. Een organisatie draaiende houden? Aan laptops met internet heb je genoeg. Vrijwel alle businessprocessen kunnen worden ondersteund met open en online software. Werken waar, wanneer, waaraan en met wie je maar wilt. Geen kantoor, beleid of information governance en toch gaat het goed. Beter zelfs. Sneller vooral. Goedkoper ook. In de gemiddelde (zelfstandige) kenniswerker huist inmiddels een doe-het-zelf informatiemanager die slim werkt. Welke dynamiek gaat er achter zijn self-governance schuil? Welke technologie, dienstverleners, werkprincipes en waarden zijn hier in het spel? En vooral: wat kunnen grote organisaties hiervan leren? Aan de hand van praktijkvoorbeelden zal worden getoond waarom systemen en informatie “van en bij derden” geen probleem hoeven zijn. Zeer relevant in een tijd waarin hiërarchieën en ketens plaatsmaken voor ecosystemen. Een platte wereld waarin mens, organisatie en technologie op een nieuwe wijze op elkaar moeten worden afgestemd. Inclusief information governance.

Over Sam van Buuren

Sam van Buuren (1969, Bilthoven) woont samen in Amsterdam en is vader van Charlotte (5) en Sebastiaan (2). Hij houdt van klussen, motorrijden en watersport. Na zijn studie Economie aan de UvA werkte Sam vanaf 1996 als Informatiemanager voor KLM, CTG en Telegraaf Media Groep. Steeds op het raakvlak van business en IT. In 2002 rondde hij de postdoctorale studie “Informatiemanagement en Management van Nieuwe Media” af. Een jaar later een senior management leergang op Universiteit Nyenrode. De opkomst van internet heeft hij van nabij meegemaakt. Het verbaasde hem dat het gebruik ervan in organisaties veelal beperkt blijft tot email en websites. Terwijl er wereldwijd aanbod is van goede zakelijke software “uit de muur” voor alle interne bedrijfsprocessen. Zonder overbodige licenties, projecten of hardware. In februari 2009 heeft hij dan ook Sambam internetwerken mede opgericht, teneinde individuen, netwerken en organisaties slimmer te laten samenwerken tegen lagere kosten.

Meer info:

http://www.linkedin.com/in/samvanbuuren

http://twitter.com/samvanbuuren

http://www.sambam.nl

http://www.internerwerken.biz

Aan de hand van de treinmetafoor voert Hans Waalwijk het publiek langs de route. Hij zal interactief met het publiek een plan smeden om DIV en RM op deze rijdende trein te kunnen laten springen, zonder dat die trein vaart mindert. Daartoe komen vragen aan de orde over de spoorbreedte (de ICT-infrastructuur), het spoorboekje (wet- en regelgeving, standaarden en procedures), de rol van stoker, machinist, conducteur en wisselwachter (DIV en RM zelf) en het toekomstige spoorwegennet (waar ook Keteninformatisering deel van uitmaakt).

Over Hans Waalwijk

Hans Waalwijk (1960) is sinds 2001 docent en onderzoeker bij de Archiefschool, die vanaf 2009 is ondergebracht bij de Hogeschool van Amsterdam. Hij houdt zich met name bezig met archiefrechtelijke aspecten van het archiefbeheer in het algemeen en archiefbeleid, waardering en selectie in het bijzonder. Voor 2001 was hij als archivaris werkzaam bij De Nederlandsche Bank NV (1985). Waalwijk is kernredacteur van het Handboek Archiefregelingen van Sdu-Uitgevers, lid van de Raad van Advies ‘model-documentair structuurplan voor gemeenten’ (model-DSP) van Sdu Uitgevers/VHIC en bestuurslid van de Stichting archiefpublicaties. Hij studeerde geschiedenis aan de Rijksuniversiteit