Op de Information Retrieval Day 2011 stonden acht ervaren sprekers stil bij de huidige veranderingen in het informatiemanagement en gaven zij een beeld van de ontwikkelingen in het vakgebied. Daarnaast werden de resultaten besproken van het onderzoek naar de informatiefunctie bij gemeenten. VHIC heeft dit onderzoek opgezet als een vervolg op het rapport over de positie van de documentaire informatievoorziening uit 2009. Heeft u de studiedag gemist of wilt u de inhoud nog eens rustig nalezen? U vindt de samenvattingen van de verschillende lezingen op deze pagina.
 

De toepassing van sociale media bij de overheid – Otto Thors

Sociale media bieden nieuwe mogelijkheden om met elkaar in contact te komen en kennis te delen en te creëren. Maar in hoeverre zijn deze mogelijkheden geschikt voor gebruik door ambtenaren? Tijdens de Information Retrieval Day 2011 ging Otto Thors in gesprek over de toepassing van sociale media bij de overheid. Wat zijn de (on)mogelijkheden, in welke volgorde moet u stappen zetten, welke best practices zijn er al, waar kunt u morgen in uw organisatie mee beginnen? Het motto Otto is: “De toekomst is al lang begonnen. Doet u mee?”

Over Otto Thors

Otto Thors is onafhankelijk adviseur dienstverlening en initiatiefnemer van we-Government, de kenniscoalitie op het gebied van sociale media voor de overheid. Daarnaast is hij hoofdredacteur van Proces&Document, het magazine over de organisatie van dienstverlening. Op basis van zijn inhoudelijke expertise is het zijn overtuiging dat excellente dienstverlening vraagt om een klant-gerichte organisatie, bestaande uit betrokken medewerkers die elkaar begrijpen en in gezond contact staan met inwoners en bedrijven. In 2010 richtte hij adviesbureau Thors op, dat overheden bij initiatieven op het gebied van dienstverlening, eGovernment en social media ondersteunt.

Bekijk hier de presentatie van Otto Thors.

— 

De digitale handtekening – Frans Dondorp

In deze lezing richtte Frans Dondorp zich op de elektronische handtekening als ‘de laatste drempel’ voor digitalisering en digitale archivering. De elektronische handtekening bestaat als juridische constructie inmiddels ruim 10 jaar en wordt nog steeds uiterst terughoudend ingezet. In zijn lezing vertaalde Frans de juridische theorie naar toepasbare handvatten voor informatieprofessionals die zich richten op verdergaande digitalisering.

Over Frans Dondorp

Frans Dondorp studeerde Informatica aan de Technische Universiteit in Delft en Rechten aan de Universiteit Leiden. Als senior consultant in dienst van VHIC adviseerde hij van 2004 tot 2007 diver-se organisaties op het gebied van informatiemanagement. Sinds 2007 is hij werkzaam bij Decos Information Solutions, in eerste instantie als Business Developer en momenteel als Manager Producten.

Frans heeft sinds 2004 in diverse trainingen van VHIC i-Faculty lesgegeven over informatiemanagement, archiefrecht, elektronische overheidscommunicatie en recordsmanagement. In 2011 bewerkte hij de eindscriptie van zijn studie rechten tot de uitgave Elektronische handtekeningen, juridische waarde en praktisch gebruik.

Download hier de presentatie van Frans Dondorp.

 —

PageFreezer – John Jansen

Websites worden volgens de geldende wet- en regelgeving beschouwd als officiële publicaties. Informatie op deze sites beïnvloeden handelingen en beslissingen van klanten. Bedrijven en overheidsorganisaties kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor de informatie die ze publiceren op het internet.

Met behulp van PageFreezer kunnen alle uitingen op websites en social media worden bewaard. PageFreezer is een op standaarden gebaseerde web service voor het beheren, archiveren, bijhouden en hergebruiken van dynamische web content. Het creëert dagelijks een digitale momentopname van de website en verifieert en onderhoudt de integriteit van online gegevens door het plaatsen van een digitale handtekening en tijdstempel op elke gearchiveerde pagina.
Hoe PageFreezer werkt werd in de middagcarrousel gedemonstreerd door John Jansen, sales director van PageFreezer Europe.

Over John Jansen

John Jansen (1958) is van huis uit bibliothecaris-documentalist. De digitalisering van het vakgebied en de commerciële mogelijkheden die dit met zich meebrengt hadden al vroeg zijn grote belangstelling. Jansen volgde diverse marketingopleidingen en werkte van 1986 tot 1990 als sales manager bij GEAC, een ontwikkelaar van bibliothecaire systemen.

Als entrepeneur is het voor Jansen de uitdaging om de wereld van het informatiemanagement kennis te laten maken met nieuwe, innovatieve producten die het vakgebied effectief kunnen ondersteunen. In 1997 begon hij dan ook voor zichzelf en richtte hij zich –als eerste in Nederland – op het wederverkopen van het succesvolle procesmodellersysteem Protos. Drie jaar later werd hij directeur en vennoot van Pallas Athena, de leverancier van de bekende (tegenwoordig tot BPMǀone omgedoopte) modelleertool. Sinds 2011 is Jansen actief als sales director van PageFreezer Europe.

Download hier de presentatie van John Jansen.

— 

De RecordsManagementTool – Filip Boudrez

In deze carrousel toont Filip Boudrez op praktische wijze hoe organisaties met de Records-ManagementTool werk kunnen maken van hun digitaal documentbeheer, zonder dat hiervoor een DMS nodig is. Vanuit verschillende rollen kan de RecordsManagementTool assisteren bij het op orde brengen en houden van digitale documenten, digitale dossiers en zelfs hele digitale mappen-structuren, die op de fileserver worden bijgehouden. Met de RecordsManagementTool voeren recordsmanagers zelfstandig de belangrijkste beheerstaken voor digitaal documentbeheer uit, zonder hierbij een beroep te moeten doen op systeembeheer.

Aan de hand van praktijkvoorbeelden demonstreert Filip hoe beleid op het gebied van records-management met behulp van deze tool snel en efficiënt in de praktijk kan worden omgezet. Zo kunnen sjablonen voor dossiertypes en digitale structuren worden gemaakt, beheerd en beschikbaar gesteld. Met de RecordsManagementTool kunnen in één actie de ontwerpen of sjablonen worden geïmplementeerd, inclusief de bijbehorende rechtenstructuur.

De RecordsManagementTool kent ook veel functionaliteiten op het gebied van documentbeheer, zoals het opsporen van identieke documenten, het schonen van mappen, het controleren en verbeteren van map- en dossiernamen en het archiveren van afgesloten dossiers. De Records-ManagementTool is ook bedoeld als monitoringstool: men kan er onder meer bestaande mappenstructuren mee documenteren, een bestaande situatie doorlichten en de evolutie in het gebruik van digitale structuren opvolgen en analyseren.

Over Filip Boudrez

Filip Boudrez studeerde Geschiedenis en Archivistiek & documentbeheer aan de Katholieke Univer-siteit Leuven. Daarnaast legde hij zich toe op de wereld van het ICT en volgde hij diverse opleidingen op dit gebied. Als onderzoeker binnen het DAVID-project, het eerste Vlaamse onderzoeksproject naar digitale archivering, wist hij beide werelden te combineren. Binnen het DAVID-project ontwik-kelde hij archiveringsoplossingen voor onder meer e-mails, websites, databases en digitaal onder-tekende documenten. Voor een gebruiksvriendelijke en efficiënte toepassing van deze oplossingen ontwikkelde hij praktische tools en instrumenten.

Na afloop van het DAVID-project zette Filip zijn loopbaan verder bij het Stadsarchief Antwerpen, waar hij onder meer verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en de implementatie van het digitale depot. Vanuit zijn taak om archiveringsstrategieën voor proces-en bedrijfsapplicaties van de archief-vormende diensten uit te werken, is Filip nauw betrokken bij de enterprise architectuur van de Groep Antwerpen. Het onderzoek naar duurzame digitale archivering zet hij verder binnen het Expertisecentrum DAVID (eDAVID), de opvolger van het DAVID-project. Zijn interesse gaat hierbij in de eerste plaats uit naar de problematiek van authenticiteit en duurzaamheid in de digitale wereld.

— 

Dashboard voor de informatiehuishouding – Rudy Kaptein

In deze carrousel behandelde Rudy Kaptein de kernregistratie Werkprocessen en Informatie. Meer in het bijzonder ging hij in op het belang van het benoemen van de basis- en kernregistraties in het beheren van de informatiehuishouding. Door het leggen van de verbanden tussen informatie (documenten en data), applicaties en de werkprocessen die gebruik maken van of mutaties aanbrengen in de verschillende registers, ontstaat er een overzicht. Dit overzicht maakt het mogelijk om grip te krijgen op de totale informatiehuishouding, bijvoorbeeld door:

• aan te geven waar informatie nodig is (zodat onder meer koppelingen tussen applicaties een meerwaarde kunnen bieden);
• te bepalen of de verschillende beheerprocessen van kern- en basisregistraties ook in de praktijk goed gevolgd worden;
• na te gaan waar er versnipperd informatiebeheer plaatsvindt. Dit omdat gegevens die formeel binnen een centrale registratie zouden moeten zitten, in de praktijk op verschillende plekken binnen de organisatie worden beheerd.

 

Over Rudy Kaptein

Rudy Kaptein studeerde Nederlands recht en bedrijfskunde aan de Erasmus Universiteit in Rotter-dam. Sinds 2005 is hij werkzaam bij VHIC. Rudy adviseerde diverse gemeenten over informatie-architecturen, procesanalyses, zaakgericht werken en het gebruik van het DMS/Zaaksysteem in combinatie met het DSP. Als docent van de VHIC i-Faculty verzorgt hij momenteel de cursussen Gebruikerstraining i-Navigator en De praktijk van digitaal zaakgericht werken. Daarnaast is hij als projectleider nauw betrokken bij de ontwikkeling van het model-DSP en de i-Navigator van VHIC en Sdu Information Solutions. Tot de organisaties waar hij namens VHIC werkzaam is geweest behoren onder meer de Algemene Bond Uitzendondernemingen en de gemeenten Barneveld, Zandvoort, Bernheze, Texel, Voorschoten en Rucphen.

Download hier de presentatie van Rudy Kaptein.

— 

DIV Monitor – De stand van zaken – Jeroen Snijders

VHIC verrichtte dit jaar een landelijk onderzoek naar de informatiefunctie bij de lokale overheid. De resultaten hiervan worden verwerkt in een DIV-monitor, die regelmatig door VHIC zal worden geactualiseerd. Op deze Information Retrieval Day werden de bevindingen uit het onderzoek gepresenteerd. Aan de hand van het rapport wierp Jeroen Snijders een blik op de huidige stand van zaken van het informatiebeheer en liet hij zien waar Nederlandse gemeenten staan bij de inrichting van de documentaire informatievoorziening.

Over Jeroen Snijders

Jeroen Snijders is sinds 2005 als senior-adviseur, projectleider en docent in dienst bij VHIC. Hij volgde de postacademische opleiding Informatie- en Document Management aan de Erasmus Universiteit en rondde in 2011 met succes de opleiding executive master information management (eMIM) aan de Universiteit van Amsterdam af.

In de visie van Jeroen richt informatiemanagement zich op de uitwisseling van informatie (intern en extern) en de optimale ondersteuning van de werkprocessen. Dit vereist een goede samenwerking tussen de verschillende betrokken disciplines. Jeroen is bij verschillende opdrachten op het gebied van digitalisering in staat geweest ICT en Informatiemanagement met elkaar te verbinden, om zo te komen tot een resultaat dat werd gedragen in de gehele organisatie.

Jeroen is een gecertificeerd adviseur en houder van het KING-keurmerk voor e-adviseurs.

Download hier de presentatie van Jeroen Snijders.

— 

Het Betere Werken – Denise Hulst

95 % van wat wij doen is gebaseerd op gewoonten en routines. We zijn dus minder veranderbaar als we denken. Het is de vraag hoe de medewerker van de toekomst eruit ziet en wat hij of zij moet kunnen. Hoe zit het eigenlijk nu met zaken zoals multitasking en vrije tijd? Wat is de invloed van een overvloedige hoeveelheid cc’s die mensen te verwerken krijgen en wat voor gevolgen heeft dit op de werkprocessen van mens en organisatie? Wat zorgt nog meer voor information overload en wat is dat eigenlijk, informatie? En hoe zit het dan met social media: wat voegt het toe en wat ‘kost’ het eigenlijk?

Over Denise Hulst

Denise Hulst (Zuid Afrika, 1961) is auteur, trainer & adviseur. In 2009 richtte ze het trainings & adviesbureau Het Betere Werken op. Hulst groeide op in Rotterdam en Zeist, studeerde Huishoudwetenschappen en Rechten, maakte lange reizen en werkte voor verschillende vakbonden. Na een burn-out richtte zij met de eerste lichting professional organisers de beroepsvereniging voor Professional Organisers op. Hulst heeft een grote kennis op het gebied van energie-, informatie- en timemanagement, efficiency en werkprocessen, de positie van vrouwen, lifestyle-keuzes en de omgang met stress en burn–out. Ze combineert het geven van bedrijfstrainingen, lezingen en workshops met het moederschap. Daarnaast schrijft ze voor diverse (vak)tijdschriften en publiceert ze sinds 2000 boeken over de hectiek van het dagelijks leven en werk. Onder meer schreef ze de boeken Het Betere Werken, Benedictijns Timemanagement, Veel te doen, weinig tijd en Efficiënt E-mailen.

Download hier de presentatie van Denise Hulst.